Cara Menyimpan File Dalam Format PDF di Microsoft Word

Dalam MS Word atau MS Excel file tersimpan dalam format standar. Untuk Word biasanya disimpan dalam bentuk docx sedangkan  dalam Excel dalam bentuk xlsx. Tetapi sebenarnya file-file tersebut bisa disimpan dalam format lain, salah satunya PDF (Portable Document Format).

Kelebihan dari menyimpan file dalam format PDF adalah data akan tetap memilki format yang sama dan tidak dapat diubah. Berikut ini langkah-langkah menyimpan file dalam format PDF :

• Terlebih dahulu install program Save as PDF or XPS add-in for the 2007 Microsoft Office System. File tersebut dapat di download disini atau langsung melalui situs microsoft.com.

• Cari file SaveAsPDFandXPS.exe, lalu klik ganda file tersebut.

• Pada jendela pertama, aktifkan pilihan Click here to accept the Microsoft Software License Terms, lalu klik Continue

• Proses instalasi dijalankan, setelah selesai akan tampil jendela konfirmasi The Installation is complete. Klik OK

• Setelah program tersebut diinstall, sekarang dapat menyimpan file ke dalam format PDF dan XPS pada semua program Microsoft Office 2007

• Buka file yang ingin di ubah menjadi PDF.

• Klik tombol Office Button lalu pilih Save As > PDF or XPS 

• Pilih lokasi penyimpanan pada jendela Save As. Pada kolom isian File name, masukkan nama file yang diinginkan atau biarkan sama.

• Pada kolom isian Save As type, pilih PDF (*.pdf). Aktifkan pilihan Open file after publishing jika ingin file terbuka ketika disimpan.

• Pada Optimize for ada 2 pilihan, yaitu :
  
  1. Standar (publishing online and printing), jika ingin mencetak dokumen dengan kualitas tingkat tinggi.
  
  2. Minimum size (publishing online), jika lebih mengutamakan ukuran file daripada kualitas cetakan.

• Klik pada pilihan pertama, atau dengan menerapkan pengaturan lain, klik tombol Options. Beri pengaturan seperti gambar dibawah ini.

• Klik OK

• Kembali ke jendela Save As, klik tombol Publish

• Hasilnya dukumen akan ditampilkan dalam format PDF.

• Klik tombil Close untuk menutup dokumen. Untuk mengubah dokumen, buka kembali file di Microsoft Word, lakukan perubahan kemudian simpan kembali dalam format PDF.